Organisasi yang berukuran besar dan sedang memiliki sistem informasi yang dirancang dan diprogram menurut pesanan (kebutuhan) mereka. Persaingan yang semakin sengit, membuat sejumlah organisasi mulai mengefisienkan segala kegiatan operasional bisnisnya. Jika semakin kompleks proses yang dijalankan, maka cepat atau lambat organisasi tersebut pasti akan memerlukan sistem yang bisa mengatasinya.

Agar dapat bersaing, tentu diperlukan suatu sistem manajemen yang baik, untuk dapat memonitoring segala aktivitas produksi perusahaan. Tak mengherankan jika perusahaan pasti membutuhkan sebuah sistem aplikasi yang dapat memudahkan proses kerja. Kegiatan menghasilkan produk, ketersediaan bahan baku, laporan keuangan, laporan pemasaran, laporan komplain pelanggan, dan sebagainya itu merupakan beberapa komponen yang dapat menjadi bahan analisis untuk mengambil keputusan.

Saat ini, trend sistem informasi adalah menuju implementasi sistem berorientasi perusahaan dengan tingkat integratif tinggi. Sistem ini bukan paket-paket pesanan yang dirancang untuk organisasi tertentu. Karakteristik organisasi-organisasi yang beraneka ragam turut membentuk komponen-komponen perangkat lunak menjadi sebuah sistem perencanaan sumber daya perusahaan atau bisa disebut Enterprise Resource Planing (ERP) yang terbaik dalam memenuhi kebutuhan bisnis mereka.

Perencanaan sumber daya perusahaan – ERP (Enterprise Resource Planning) adalah model sistem informasi yang memungkinkan perusahaan mengotomatiskan dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utamanya berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di perusahaan bersangkutan

Definisi ERP (Enterprise Resource Planning)

Apa itu ERP?

ERP merupakan singkatan dari Enterprise Resource Planning. Sedangkan pengertian atau definisi ERP sendiri adalah sebuah konsep perencanaan dan pengelolaan sumber daya milik perusahaan yang meliputi dana, mesin, manusia, waktu, suku cadang, material, dan juga kapasitas.

Hal ini memiliki pengaruh yang luas di perusahaan, mulai dari manajemen teratas sampai operasional dan dilakukan agar bisa dimanfaatkan dengan optimal untuk memperoleh nilai tambah bagi setiap pihak yang memiliki kepentingan dengan perusahaan.

Istilah ERP diciptakan pada tahun 1990 oleh Gartner Group. Akan tetapi, konsepnya sebenarnya sudah ada sejak tahun 1960-an. Saat itu, konsep ini hanya diterapkan pada manajemen inventaris dan kontrol di sektor manufaktur. Pengembang software membuat program untuk memantau inventaris, merekonsiliasi saldo, dan melaporkan status. Pada tahun 1970-an, program ini berevolusi menjadi Material Requirements Planning (MRP) untuk penjadwalan proses produksi.

Pada 1980-an, MRP dikembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Pada tahun inilah istilah ERP mulai digunakan.

Pada 1980-an, MRP dikembangkan untuk mencakup lebih banyak proses manufaktur, sehingga mengubah namanya menjadi MRP-II atau Material Resource Planning. Pada tahun 1990, sistem ini telah memiliki lebih banyak fungsi di luar manajemen inventaris dan proses operasional lainnya ke fungsi-fungsi back-office lain seperti keuangan, permesinan, manajemen proyek, dan SDM. Pada tahun inilah istilah ERP mulai digunakan.

Dari definisi ERP ini bisa diketahui bahwa ERP memiliki peran yang besar bagi perusahaan dengan fungsinya sebagai pengintegrasi dalam proses produksi dan juga jasa perusahaan, bahkan sejak awal proses pemesanan hingga terciptanya produk dan siap untuk dipasarkan

Seiring berkembangnya dunia teknologi informasi, sistem ERP juga semakin maju. Bahkan saat ini, sistem ERP dapat diakses melalui berbagai perangkat mobile dari luar perusahaan melalui internet, sehingga dapat dijangkau oleh pengguna kapanpun dan dimanapun mereka berada. Hal ini tentunya juga diiringi oleh semakin majunya mekanisme keamanan dari sistem tersebut.

Perbedaan SIA dan ERP

Sistem Informasi Akuntansi

Sistem Informasi Akuntansi (SIA) merupakan sistem informasi fungsional yang mendasari sistem informasi fungsional yang lainnya seperti sistem informasi keuangan, sistem informasi pemasaran, sistem informasi produksi dan sistem informasi sumber daya manusia. Sistem-sistem informasi lain membutuhkan data keuangan dari sistem informasi akuntansi.

Karakteristik SIA :

a. SIA melaksanakan tugas yang diperlukan,
b. Berpegang pada prosedur yang relatif standar,
c. Menangani data rinci,
d. Berfokus historis,
e. Menyediakan informasi pemecahan minimal.

Fungsi Utama Sistem Informasi Akuntansi:

1. Mengumpulkan dan menyimpan data mengenai kegiatan bisnis organisasi sescara efisien dan efektif.

• Menangkap data transaksi pada dokumen-dokumen sumber.
• Mencatat data transaksi kedalam jurnal-jurnal, dimana catatan tersebut dibuat secara kronologis dari apa yang telah terjadi.
• Posting data dari jurnal-jurnal ke buku besar yang menyingkat data dengan jenis rekening.

2. Menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi manajemen. Dalam system manual, informasi ini disediakan dalam bentuk laporan kedalam dua kategori utama:

• Laporan Keuangan
• Laporan Manajerial

3. Menyediakan pengendalian internal yang memadai (cukup). Memastikan bahwa informasi yang dihasilkan oleh system adalah handal dan dapat dipercaya.

• Memastikan bahwa aktivitas bisnis yang dilakukan efisien dan sesuai dengan tujuan manajemen.
• Mengamankan (menjaga) kekayaan organisasi atau perusahaan, termasuk data.

Manfaat Sistem Informasi Akuntansi:

Manfaat SIA bagi perusahaan dapat dilihat dari beberapa poin berikut:

1. Menyediakan informasi yang akurat dan tepat waktu sehingga perusahaan dapat melakukan aktivitas utama pada value chain secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan kualitas dan mengurangi biaya produk dan jasa yang dihasilkan.
3. Meningkatkan efisiensi.
4. Meningkatkan kemampuan dalam pengambilan keputusan.
5. Meningkatkan sharing knowledge.
6. Menambah efisiensi kerja pada bagian keuangan.

Kelebihan Sistem Informasi Akuntansi:

1. Menyediakan komunikasi dalam organisasi atau antar organisasi yang murah, akurat dan cepat.
2. Menyimpan informasi dalam jumlah yang sangat besar dalam ruang yang kecil tapi mudah diakses.
3. Memungkinkan pengaksesan informasi yang sangat banyak diseluruh dunia dengan cepat dan murah.
4. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi orang-orang yang bekerja dalam kelompok dalam suatu tempat atau pada beberapa lokasi.

Kekurangan Sistem Informasi Akuntnasi:

1. Biaya lebih mahal.
2. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai Sistem Informasi.
3. Perubahaan Sistem Informasi secara cepat sehingga kita belum tentu bisa melakukan adaptasi dengan perubahan tersebut.
4. Kurangnya tenaga ahli di bidang Sistem Informasi.
5. Adanya indikasi penyalahgunaan Sistem Informasi yang canggih.
6. Kurangnya sosisalisasi dengan Sistem Informasi.

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi

Subsistem Sistem Informasi Akuntansi terdiri dari 5 sistem, yaitu:

1. Sistem Pengeluaran (Expenditure System)

Segala peristiwa yang berhubungan dengan usaha mendapatkan sumber-sumber ekonomis yang diperlukan oleh perusahaan, baik berupa barang ataupun jasa, baik pemasok dari luar maupun dari karyawan didalam perusahaan.

2. Sistem Pendapatan (Revenue System)

Berhubungan dengan penjualan barang atau jasa yang dihasilan oleh perusahaan kepada konsumen dan mendapatkan pembayaran dari mereka.

3. Sistem Produksi (Production System)

Berhubungan dengan pengumpulan, penggunaan dan pengubahan bentuk suatu sumber ekonomi.

4. Sistem Manajemen Sumber Daya (Resources Management System)

Meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktiva tetap (fasilitas).

5. Sistem Buku Besar dan Laporan Keuangan (General Ledger dan Financial Accounting)

Berhubungan dengan transaksi keuangan dan ayat jurnal penyesuaian yang terjadi dalam siklus akuntansi.

Enterprise Resource Planning

ERP merupakan salah satu teknologi yang berperan mengintegrasikan tiap fungsi dalam perusahaan. ERP dapat didefinisikan sebagai suatu sistem yang membantu organisasi mengelola keuangan mereka, rantai pasokan, manufaktur, operasi, pelaporan, dan sumber daya manusia.

Fungsi Dasar ERP:

1. Mendefinisikan Produk; mendefinisikan produk menjadi standar produk dan custom produk.
2. Strategi produksi untuk mengantisipasi kebutuhan sesuai permintaan; dengan make to stock dan make to order.
3. Menentukan Tipe hubungan antara sales order dan supply order.
4. Pendekatan terhadap proses produksi praktis.

Manfaat ERP:

Dengan menerapkan sistem informasi ERP, manfaat yang dapat dirasakan yaitu :

1. Dengan sistem yang terintegrasi maka proses pengambilan keputusan akan lebih efektif dan efisien.
2. Dengan menerapkan ERP ada kemungkinan melakukan integrasi secara global. Sehingga perbedaan – perbedaan yang terjadi dalam bisnis internasional dapat diintegrasikan.
3. ERP menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data pada banyak sistem komputer yang terpisah.
4. ERP memberikan lingkup kerja manajemen tidak hanya memonitor saja tetapi melakukan manajemen operasional juga.
5. Supply chain management dapat terbantu sehingga pelaksanaannya dapat berjalan dengan lancar.

Kelebihan ERP:

1. Integrasi antara area fungsional yang berbeda untuk meyakinkan komunikasi, produktifitas dan efisiensi yang tepat.
2. Rancangan Perekayasaan
3. Pelacakan pemesanan dari penerimaan sampai fulfillment
4. Mengatur saling ketergantungan dari proses penagihan material yang kompleks.

Kekurangan ERP:

1. Sistem ERP sangat mahal
2. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
3. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari pelanggan