Pengertian Visitor Management System

Pengertian Visitor Management System

Pengertian Visitor management system adalah teknologi canggih yang bisa digunakan untuk menelusuri pengunjung yang memasuki kantor atau sebuah gedung. Pengunjung tersebut bisa pelanggan, kurir, calon karyawan, keluarga dari ceo dan lainnya. Yang jelas, siapapun yang bukan karyawan penuh waktu adalah pengunjung.

Sistem ini menggantikan pendataan pengunjung secara manual dengan media yang lebih mudah diakses dengan informasi akses pengunjung ke bangunan, kampus, atau fasilitas lainnya. Pengunjung akan diminta untuk melakukan log-in jika ingin memasuki bangunan tertentu karena mereka mereka akan memiliki kartu tanda pengenal yang bisa menjamin kemanan perusahaan.

Mengapa Harus Menggunakan Visitor Management System?

Setelah kita membahasa pengertian vms, selanjutnya kita akan bahas mengapa Kita harus menggunakan VMS ini. Alasan untuk menggunakan VMS sangat banyak seperti sebagai berikut.

Melakukan pendataan pengunjung secara real-time, detail dan terorganisir.
Memudahkan perusahaan dalam men-tracing dan tracking penularan Covid-19, serta hal negatif (force majeure) lainnya.
Mengikuti protokol kesehatan pemerintah dengan touchless system.
Memudahkan building management/security dalam memantau kuota pembatasan pengunjung di dalam gedung.
Mudah menambahkan dokumen Health Declaration yang wajib diisi pengunjung.
Meminimalisir interaksi langsung antar penghuni gedung dengan pengunjung, terutama di sisi resepsionis/security.
Mendapatkan laporan data pengunjung lebih akurat, yang dapat dimanfaatkan untuk peningkatan kualitas pelayanan pengunjung.

Manfaat Visitor Management System

Pencatatan pengunjung secara konvensional pasti memerlukan waktu yang lebih daripada dengan sistem yang otomatis, dengan begitu manfaat vms pasti akan terasa sekali dalam segi efisiensinya, masih ada banyak lagi manfaat visitor management yang dapat kita ketahui.

Meningkatkan Kenyamanan di Lingkungan Kerja

Prioritas dari sebuah perusahaan adalah keamanan dari lingkungan kerja, fasilitas dan pekerjanya. Menggunakan visitor management system akan meningkatkan keamanan dari gangguan-gangguan pihak yang tidak bertanggung jawab.

Jika keamanan dalam perusahaan sudah terwujud, maka manfaat lainnya seperti lingkungan yang nyaman saat bercengkrama dengan klien akan tercapai. Karyawan akan merasa aman dan dapat berinteraksi dengan suasana yang menyenangkan dengan para pengunjung dan klien.

Menciptakan Reputasi yang Bagus

Mengapa visitor management system bisa membangun reputasi yang bagus? alsannya simple sebenernya, sebuah sistem yang baik akan mampu membangun kepercayaan dan ketergantungan yang mutual antara karyawan dan pengunjung.

Dengan adanya visitor management di sebuah perusahaan, maka pengunjung akan terkesan setelah mereka memasuki kantor atau gedung yang ada sistem keamanan ketat terhadap pengunjung baik baik keluar maupun masuk ke kantor. Maka dari itu brand akan memiliki reputasi yang bagus.

Pengontrolan Lingkungan Kerja yang Efisien

VMS bisa mengontrol lingkungan kerja agarr bisa lebih efisien. Setiap orang yang ada di fasilitas kantor Kita akan tercatat pada sistem pendaftaran pengunjung.

Manajemen akan dengan mudah mengontrol siapa saja yang masuk ataupun keluarga gedung. Jika suatu hari ada situasi genting seperti bencana alam, kebakaran, atau lainnya, proses dan strategi evakuasi akan lebih mudah digunakan karena sistem ini akan bekerja di perangkat manapun.

Keamanan Lingkungan Kerja

Tidak bisa dipungkiri pencurian ataupun kerusakan bisa saja terjadi di area gedung/kantor Kita, untuk itu tindakan pencegahan harus dilakukan. Oleh sebab itu visitor management system ada.

Sistem ini akan memiliki tab terbuka yang akan memantau pengunjung terdaftar dengan tanda pengenal pengunjung. Tidak hanya mengantisipasi pencurian di lingkungan kerja, dengan adanya tanda pengenal, karyawan akan semakin awas di lingkungan ia bekerja.

Sebuah Solusi yang Hemat

Kontras dengan solusi keamanan yang menggunakan teknologi pemindai yang dilakukan terhadap pengunjung, solusi visitor management system cenderung lebih ramah dan jauh lebih efisien.

Salah satu keunggulan dari sistem ini adalah fleksibel dan memiliki skalabilitas yang tinggi. Selain itu, Anda juga bisa memilih fitur yang hanya diperlukan oleh perusahaan Anda. Itu berarti, hanya dengan investasi yang tidak begitu besar, Anda bisa mendapatkan sistem yang tentunya akan menambah keefektivitasan bisnis Anda.

Siapa Saja yang Harus Menggunakan Visitor Management System?

Melalui pengertian dan manfaat di ats, kita bisa menarik kesimpulan bahwa hampir seluruh jenis industri membutuhkan Visitor Management System. Bisa dipastikan setiap bisnis yang memiliki hubungan langsung dengan pengunjung pasti membutuhkan Visitor Management System. Berikut kami rangkum beberapa jenis industri yang seharusnya menggunakan Visitor Management System :