Apa itu HRIS atau Software HRM?

HRIS atau HR Software adalah sebuah perangkat lunak yang digunakan untuk membantu meringankan tugas dari Human Resource Development (HRD) dalam hal system sumber daya manusia. Tapi tidak hanya digunakan oleh HRD saja, HRIS atau software HRM juga banyak digunakan oleh profesi lain yang masih berhubungan dengan Human Resource.

Siapa saja bisa menggunakan sofware HRM ini untuk mengelola sumber daya manusia. Organisasi maupun komunitas juga sangat memungkinkan menggunakan software ini, akan tetapi lingkup perusahaan lebih besar, jadi pengguna dari HR Software ini lebih populer di kalangan pekerja suatu perusahaan.

Bayangkan saja sebuah perusahaan dengan banyaknya karyawan masih dikelola dengan cara  konvensional, pasti akan memakan waktu yang lama, sedangkan pada jaman sekarang efisiensi waktu menentukan kemajuan sebuah perusahaan, maka dari itu software HRM dibutuhkan.

kalau masih bingung fungsi software HRM apa saja, simak penjelasan berikut ini :

Fungsi Software HRM atau HRIS

Sebuah perusahaan berskala menengah apalagi besar wajib memiliki HRIS atau HRM Software ini, karena software HRM sendiri memiliki beragam manfaat dan fungsi yang bisa membantu perusahaan, berikut beberapa fungsi software HRM.

Meningkatkan Keamanan Data Karyawan

Data karyawan pada sebuah perusahaan bersifat personal dan seharusnya hanya bisa di akses oleh orang-orang yang berkepentingan saja. Sistem HRM atau HRIS memungkinkan HRD untuk mengontrol siapa saja yang dapat mengakses informasi dalam sistem, jadi resiko pencurian data dapat diminimalisir.

Memudahkan Pendistribusian Gaji

HRM software menjadikan proses penggajian menjadi lebih cepat dan mudah. Human error yang sering menjadi salah penyebab kesalahan dalam penghitungan gaji dapat diminimalkan, sebab sistem menghitungnya sesuai dengan jam kerja dan kehadiran karyawan.

Memonitor Kinerja Karyawan

Sistem HRM memudahkan manajemen untuk mengidentifikasi karyawan yang cepat berkembang dan karyawan yang perkembangannya lambat. Manajer HRD dapat menetapkan KPI untuk setiap karyawan dan kemudian mengukur pencapaian mereka. Ini tentunya juga akan memudahkan manajemen dalam mengevaluasi karyawan.

Menghemat Biaya Operasional HRD

HRIS membantu meringankan biaya operasional HRD dengan menghilangkan penggunaan kertas atau aplikasi-aplikasi lainnya yang tidak efisien. Perangkat lunak ini juga mengurangi kebutuhan akan tenaga kerja untuk mengelola SDM, karena seluruh proses dapat ditangani secara otomatis.

Menyederhanakan Proses Rekrutmen

Proses rekrutmen, mulai dari wawancara hingga penerimaan karyawan baru dapat ditangani dengan mudah menggunakan HRIS. Manajer dapat membuat tahapan-tahapan dalam proses rekrutmen dan menempatkan kandidat berdasarkan statusnya.

Kelebihan Menggunakan Software HRM

HRD Dapat Lebih Berkonsentrasi dengan SDM

Dengan adanya aplikasi HRM, HRD dapat lebih berkonsentrasi dalam pengambilan keputusan mengenai sumber daya manusia (SDM) daripada mengurus administrasi yang cukup rumit. Karena tugas asli seorang HRD adalah mengurus sumber daya manusia yang akan bekerja di perusahaan tersebut. Namun, tak jarang juga seorang HRD mengemban tugas ke administrasian juga.

Data akan Lebih Rapi dan Terorganisir

Fungsi HRIS sendiri yaitu mempermudah proses human resource di suatu perusahaan membuat software ini menjadi jalan keluar untuk mengurus data administrasi yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Dengan adanya HRIS data mengenai sumber daya manusia akan lebih rapi dan terorganisir.

Dapat Diakses Karyawan dengan Mudah

Karyawan pada dasarnya merupakan unsur yang amat penting yang dapat membuat perusahaan senantiasa beroperasi. Untuk itu, perusahaan tentu perlu berupaya untuk menjaga loyalitas karyawannya. Caranya adalah dengan menumbuhkan rasa percaya karyawan terhadap perusahaan. Rasa percaya semacam ini dapat dibangun dengan pemberian akses informasi kepada masing-masing karyawan perusahaan.

Baca Juga : Daftar Sosftware Gratis untuk Mengembangkan Bisnis

Kekurangan Menggunakan Software HRM

Membutuhkan Koneksi Internet

Aplikasi HR senantiasa tergantung pada koneksi internet. Hal dapat dipandang sebagai salah satu bentuk kekurangan, khususnya ketika proses input atau pembaruan data dilakukan manakala terjadi gangguan jaringan. Selain itu, perusahaan pun dinilai perlu menyediakan koneksi internet yang stabil agar aplikasi ini dapat berfungsi dengan baik.

Perlu Waktu Lebih untuk Dipelajari

Dalam sebuah perusahaan, belum tentu semua karyawannya dapat mempelajari penggunaan teknologi secara cepat. Terlebih, karyawan dalam sebuah perusahaan belum tentu merupakan generasi muda yang cenderung akrab dengan teknologi terbaru. Kecenderungan semacam ini bisa jadi cukup menyulitkan penggunaan aplikasi HR. Untuk itu, perusahaan perlu memilih layanan dengan tampilan sederhana dan bahasa yang mudah dipahami oleh berbagai kalangan.

Menggantungkan listrik

Teknologi memang memiliki kekurangan dan kelebihanya masing-masing. Karena berbasis computer, mau tidak mau semua data yang telah diinput perlu menggunakan computer dan listrik. Ketika tidak ada listrik, proses data tidak akan berjalan.